¿Cómo implementar Lean Management en la empresa?

La combinación de los términos «productividad», «optimización», «satisfacción del cliente» y «ahorro de costes» es objeto de deseo para todos los empresarios y mandos directivos. Lograr ese mix ideal en una organización genera importantes ventajas competitivas en el mercado.

Por fortuna, sabemos que se pueden incorporar dichos conceptos en una organización (empresa lean) mediante las directrices del Lean Management. Esta filosofía se basa en identificar y eliminar todas las actividades que no agregan valor al cliente, reduciendo los desperdicios en los procesos.

Índice

• Cambiar la visión empresarial con Lean Management
• Ventajas de implementar el Lean Management en tu empresa
• Pasos para aplicar el Lean Management a los procesos de tu negocio

Cambiar la visión empresarial con Lean Management

La filosofía del Lean Management recoge un concepto sumamente atractivo: el de la supresión de todos los obstáculos operativos que encarecen y ralentizan la producción. Eliminar desperdicios para entregar eficientemente lo que el cliente valora es la esencia de esta estrategia. En este sentido, los objetivos del Lean Management son claros: los esfuerzos productivos se orientan hacia el cliente. Se busca conocer y entender profundamente las necesidades y expectativas de los consumidores para luego organizar los procesos de modo que entreguen exactamente eso, ni más ni menos.

Esta mentalidad totalmente centrada en el cliente representa un cambio de visión importante para muchas empresas. Implica:

• Abandonar la clásica orientación hacia los procesos internos y la eficiencia local
• Pasar a optimizar el flujo completo de valor que termina en las manos del consumidor final
• Girar desde los intereses y métricas internas de la empresa, hacia las métricas que realmente importan al usuario del producto o servicio: precio, calidad, tiempos de respuesta, atención recibida, etc.

Satisfacer al cliente es el norte que guía todas las decisiones. Este cambio de perspectiva suele encontrarse con resistencias culturales dentro de las organizaciones. El desafío del Lean Management es precisamente transformar esa cultura interna para alinear a todos, desde gerentes hasta operarios, hacia el propósito común de crear valor para el cliente.

Lean Management, o producir más con menos

Para entender bien lo que es la metodología Lean, no conviene ceñirse a una mera supresión de los costes estructurales: aquí la optimización es la palabra clave, ya que el Lean Management explora todos los estratos de una empresa en busca de procesos que se puedan acelerar, automatizar o fusionar con otros.

La cultura del Lean Management

Las personas son otra premisa fundamental: no se trata de reducir los costes de personal mediante despidos o sueldos congelados, sino de incrementar su productividad. Para ello, es necesario implicar a los empleados en la misión de identificar los elementos que ralenticen su desempeño. Esta retroactividad permita implantar una cultura orientada al rendimiento y a los resultados colectivos: optimizar los procesos se convierte entonces en una responsabilidad compartida y retroalimentada por toda la organización.

Ventajas de implementar el Lean Management en tu empresa

La implementación de la filosofía Lean Management en una compañía trae consigo importantes beneficios:

• Mejora sustancial de la productividad: al eliminar tiempos muertos, reprocesos y actividades sin valor agregado, se maximiza el trabajo value-adding en toda la cadena de valor. Esto permite entregar más output con menos recursos.
• Reducción de costos operativos: menos despilfarro de materia prima, menos costos de almacenaje, menos horas-hombre, disminución de mermas, etc. derivan en mayor rentabilidad del negocio.
• Entrega de mayor valor al cliente: el cliente recibe exactamente lo que necesita, cuando lo necesita, sin pagar por nada adicional innecesario. Esto aumenta la satisfacción y fidelización.
• Mejora en calidad: la estandarización de procesos y la orientación al valor eliminan defectos y disparidad en los outputs.
• Mayor agilidad organizacional: los ciclos de entrega se aceleran y la empresa puede responder ágilmente a las demandas del mercado.
• Empoderamiento de los equipos: al dar autonomía y responsabilizar a los equipos sobre su propio trabajo, aumenta la motivación y el sentido de propiedad.

Transformación cultural enfocada en entregar valor al cliente

La implementación de Lean Management trae consigo una transformación cultural enfocada 100% en entregar valor al cliente. Se analizan en profundidad todos los procesos para identificar y eliminar actividades que no agregan valor, conocidas como «desperdicios». Al suprimir reprocesos, movimientos innecesarios, stocks excesivos, tiempos de espera y otros tipos de desperdicios, se obtiene como resultado operaciones mucho más eficientes y productivas.

El output generado es exclusivamente lo que el cliente necesita y por lo que está dispuesto a pagar.

Este cambio de mentalidad interna, junto con la optimización de recursos y flujos de trabajo, se traduce en una mejora sustancial de la calidad. Ahora los equipos tienen un norte claro (el cliente) y cuentan con procesos estandarizados y libres de obstáculos para una ejecución consistente. Implementar exitosamente el Lean Management requiere una experiencia que a menudo las empresas no poseen internamente. Por eso, muchas deciden invertir en consultoras especializadas en esta metodología, que las guían paso a paso en la transformación.

Pasos para implementar Lean Manufacturing

Ante preguntas ¿Cómo implementar lean manufacturing? o ¿Cómo aplicar lean manufacturing en una empresa? Si no sabes cómo empezar a aplicar el Lean Management en tu organización, te sugerimos estos pasos:

Entender a fondo los conceptos

Esto implica capacitarse profundamente en la mentalidad Lean. Se debe estudiar en detalle la historia del Toyota Production System (TPS) para entender cómo surgieron sus conceptos y herramientas. Analizar las enseñanzas de los grandes maestros Lean como Taiichi Ohno permite interiorizar mejor la filosofía de fondo. Es esencial conocer prácticas como Just-in-Time, Kanban, Andon, Jidoka, Heijunka, para luego entrenarse en su aplicación.

También es importante dominar los 7+1 tipos de Muda (desperdicios) que se buscan eliminar: sobreprocesamiento, inventarios, transporte, movimiento, defectos, esperas, talento y sobreproducción. Identificar estas «fat sources» en los procesos productivos es la clave. Dominar el Value Stream Mapping permite diagnosticar y re-diseñar los flujos de valor optimizados con un enfoque Lean. Entender el VSM actual versus el futuro estado deseado es fundamental.

Diagnosticar la situación actual

Realizar un Value Stream Mapping detallado, caminando el flujo completo de materias y productos. Identificar todas las actividades que no agregan valor para el cliente final. Cuantificar tiempos muertos, sobreprocesamiento, transportes, inventarios. Actividades clave:

• Mapear todos los procesos desde materia prima hasta entrega al cliente
• Caminar el flujo completo para entender los detalles e interacciones
• Medir tiempos de ciclo y valor agregado en cada etapa
• Identificar mudas como transportes, inventarios, esperas, reprocesos
• Capturar el lead time total de los productos
• Cuantificar actividades que no agregan valor al cliente
• Analizar causas raíz de ineficiencias e desperdicios

El Value Stream Map actual es la línea base que permite trazar la estrategia de implementación Lean y los objetivos cuantitativos de mejora.

Trazar la estrategia de implementación

Definir en detalle el plan de implementación de mejoras Lean: alcance, objetivos numéricos, recursos requeridos, cronograma de hitos. Los objetivos pueden ser reducción de lead time, disminución de stocks, aumento de productividad por empleado, etc. Esta es una etapa crítica que debe realizarse de manera meticulosa:

• Delimitar claramente el alcance: línea/s de producción, flujo de valor, familias de productos abarcadas, áreas de soporte involucradas.
• Establecer indicadores numéricos específicos de éxito: lead time objetivo, nivel de trabajos en proceso, incremento de productividad por empleado, reducción de costos por unidad.
• Detallar paso a paso las acciones requeridas para alcanzar los objetivos: implementación one-piece flow, nivelación de mix de producción, desarrollo de células de manufactura, sistemas pull Kanban, cambio rápido de troqueles, etc.
• Diseñar un cronograma realista de hitos: Considerar tiempos, secuenciación de actividades, recursos y responsables.
• Presupuestar inversiones en tecnologías habilitadoras, capacitaciones, consultorías especializadas.
• Definir métodos de monitoreo, reportes y gobierno de avance vs plan.

La estrategia Lean debe estar perfectamente documentada en un plan integral para guiar la ejecución. Requiere gran visión, atención al detalle e involucramiento de todas las áreas.

Diseñar los nuevos procesos

En el ámbito del Lean Manufacturing, el diseño de nuevos procesos es una tarea fundamental que implica la integración de diversas herramientas Lean para optimizar el flujo de trabajo. Esto incluye la implementación de técnicas como One Piece Flow, que busca la eficiencia en la producción al minimizar los tiempos de espera entre operaciones; la creación de Células de Manufactura, que agrupan procesos relacionados para mejorar la coordinación y eficiencia; el uso de sistemas Kanban para controlar el flujo de inventario y asegurar una entrega just-in-time; y la implementación de un programa de Mantenimiento Preventivo para reducir las paradas no planificadas.

El objetivo principal de estos esfuerzos es la reconfiguración del Value Stream, centrando la atención en identificar y eliminar el «Wood», un término utilizado para describir los desperdicios innecesarios en los procesos, y así lograr una cadena de valor más esbelta y eficiente.

Ejecutar los cambios de forma gradual

La ejecución de cambios en un entorno de Lean Manufacturing, cuando se realiza de forma gradual, se basa en una serie de pasos estructurados para garantizar una transición efectiva y sostenible. Un enfoque paso a paso es clave para integrar con éxito las nuevas prácticas. Inicialmente, se debe implementar los cambios en una línea o Value Stream piloto. Este enfoque enfocado permite una evaluación detallada y controlada de los nuevos procesos, minimizando el impacto en la producción total. Durante este período piloto, es crucial:

1. Establecer KPIs Claros: Definir indicadores de rendimiento claves para monitorear el progreso y la eficacia de los cambios. Estos KPIs para monitorear el avance deben alinearse con los objetivos de Lean, como reducción de tiempo de ciclo, disminución de desperdicios, y mejora en la calidad del producto.
2. Capacitación del Personal: Asegurar que los operarios y el personal relevante reciban formación adecuada sobre los nuevos procesos y prácticas. La capacitación debe ser integral, cubriendo no solo los aspectos técnicos sino también la filosofía Lean subyacente.
3. Retroalimentación Continua: Utilizar herramientas como los informes A3 para documentar observaciones, problemas y éxitos durante la fase piloto. Esto facilita el análisis detallado y la comunicación efectiva dentro de la organización.

Una vez que los cambios en el Value Stream piloto han sido evaluados y los ajustes necesarios han sido realizados, es crucial proceder con los siguientes pasos:

1. Estandarización de Procesos: Documentar y estandarizar las mejoras validadas para garantizar consistencia y repetibilidad. Esto incluye la creación de procedimientos operativos estándar y la integración de las nuevas prácticas en las rutinas diarias.
2. Expansión y Replicación: Tras la exitosa implementación y estandarización en la línea piloto, replicar los cambios en otras líneas o Value Streams. Este paso debe ser cuidadosamente planificado para asegurar que las lecciones aprendidas se apliquen de manera efectiva en diferentes contextos.
3. Monitoreo y Ajuste Continuo: Incluso después de la implementación, es vital monitorear continuamente los procesos y realizar ajustes según sea necesario. Esto se alinea con el principio de mejora continua de Lean, buscando siempre oportunidades para optimizar aún más los procesos.

Al seguir estos pasos, las organizaciones pueden asegurar una implementación de cambios efectiva y alineada con los principios de Lean Manufacturing, mejorando así su eficiencia y competitividad en el mercado.