La metodología Kanban se ha convertido en una de las formas más populares de gestionar proyectos en equipos ágiles. Mediante simples tableros, Kanban permite visualizar el trabajo y maximizar la productividad enfocándose en completar tareas.
Kanban se basa en tres principios fundamentales: visualización del flujo de trabajo, límite del trabajo en curso y mejora continua. Al visualizar todo el proceso en un tablero, se identifican cuellos de botella y se mantiene el enfoque. Limitar el trabajo en curso evita la sobrecarga, mientras que la mejora continua adapta Kanban a las necesidades del equipo.
Índice
- Origen de la metodología Kanban
- Principios básicos de la metodología Kanban
- ¿Cómo crear un tablero Kanban efectivo?
- Consejos para implementar Kanban en tu equipo
Origen de la metodología Kanban
Kanban es un sistema visual de gestión de trabajo que se enfoca en mejorar la eficiencia limitando el trabajo en progreso. Fue desarrollado en Toyota a mediados del siglo XX como parte de su revolucionario sistema de producción ajustada.
Su creador, el ingeniero Taiichi Ohno, utilizó tarjetas físicas Kanban para señalar que se necesitaba más material en la cadena de producción. Esta sencilla señal visual dio origen a todo un Sistema Pull para optimizar los procesos.
Kanban en el desarrollo de software
A principios de la década de 2000 se adaptó Kanban en el desarrollo de software, utilizando tableros y tarjetas virtuales para representar y gestionar el trabajo. Hoy en día, Kanban se utiliza en todo tipo de industrias proveedoras de servicios y equipos de conocimiento.
La palabra Kanban o tarjeta visual o “señalización” en japonés, y a eso se reduce su concepto esencial: visualizar de forma organizada lo que hay que hacer para mejorar la eficiencia.
Principios básicos de la metodología Kanban
Kanban se rige por 4 principios fundamentales:
- Comenzar con lo que se hace ahora: no requiere cambios drásticos, se adapta a procesos existentes.
- Cambios evolutivos: Kanban promueve mejoras incrementales y evolución orgánica.
- Respetar roles y responsabilidades actuales: no impone nuevos roles o cargos.
- Liderazgo en todos los niveles: fomenta que cualquier miembro del equipo pueda proponer mejoras.
Estos principios forman la base de Kanban y diferencian a esta metodología de marcos más prescriptivos y restrictivos como Scrum. Los equipos tienen mucha flexibilidad para moldear Kanban según sus necesidades.
Principales prácticas en Kanban
Para implementar un sistema Kanban que refleje sus principios básicos, se recomienda seguir estas 6 prácticas:
- Visualizar el trabajo: el uso de tableros provee visibilidad del estado de tareas y proyectos.
- Limitar el trabajo en curso (WIP): enfocarse en terminar tareas existentes antes de comenzar otras nuevas.
- Gestionar el flujo de trabajo: optimizar la velocidad a la que se completan tareas.
- Hacer las políticas explícitas: establecer reglas claras sobre cómo funciona el proceso.
- Implementar bucles de retroalimentación: para incorporar mejoras tanto de clientes como del equipo.
- Mejorar colaborativamente: mantenerse abierto a refinar y evolucionar el proceso.
Estas prácticas trabajan en conjunto para crear un sistema que ayuda al equipo a enfocarse, entregar valor y mejorar continuamente.
Kanban vs Scrum
A menudo se comparan Kanban y Scrum, ya que ambos son marcos de trabajo visuales. Sin embargo, existen diferencias significativas:
- Kanban se centra en la mejora continua de procesos existentes, mientras Scrum busca incrementar productividad rápidamente.
- Kanban promueve el avance fluido de tareas, Scrum organiza el trabajo en sprints temporales.
- Kanban limita el WIP, Scrum no tiene límites y enfoca en completar un incremento por sprint.
- Kanban es más flexible, Scrum tiene roles, eventos y artefactos estrictos.
En conclusión, si bien son complementarios, Kanban o Scrum tienen enfoques y estilos diferentes. Kanban ofrece mayor flexibilidad y énfasis en la mejora continua.
Ventajas y desventajas de Kanban
Kanban tiene múltiples beneficios, pero también algunas limitaciones potenciales:
Ventajas:
- Mejora la visibilidad del trabajo y los procesos.
- Ayuda a enfocarse en terminar tareas antes de comenzar otras.
- Promueve la colaboración y el trabajo en equipo.
- Es fácil de comenzar y aplicar de forma incremental.
- No requiere roles ni capacitaciones formales.
- Permite la mejora continua y evolución orgánica del proceso.
Desventajas:
- Requiere disciplina para no sobrecargar los límites WIP.
- La visualización llega a saturarse cuando hay demasiadas tareas.
- No prescribe una forma de priorizar tareas.
- Puede ser menos predecible que Scrum u otros marcos.
- Requiere herramientas digitales para escalar a equipos grandes.
Kanban es especialmente útil para equipos auto-organizados que desean comenzar con simples cambios evolutivos para mejorar procesos existentes.
¿Cómo crear un tablero Kanban efectivo?
Un tablero Kanban representa visualmente el flujo de trabajo y es la piedra angular para implementar esta metodología. Sigue estos pasos para crear un tablero Kanban impactante:
- Define las columnas que representarán los estados del trabajo. Por ejemplo: Por hacer, En progreso, En revisión, Completado.
- Agrupa las columnas de izquierda a derecha. Comienza con la columna que indica el inicio y termina con la que señala finalización.
- Añade tarjetas que representen tareas dentro de las columnas adecuadas. Usa titulares claros y concisos.
- Establece límites WIP apropiados para cada columna. Comienza con 2 o 3 tareas como máximo por estado.
- Acuerda como equipo la definición de cada columna y las reglas para mover tarjetas.
- Revisa periódicamente el tablero en reuniones en equipo y ajusta si es necesario.
Un tablero Kanban efectivo debe ser simple y visual. Enfócate en representar el flujo de trabajo de principio a fin de la forma más limpia posible.
Herramientas para tableros Kanban digitales
Existen excelentes herramientas digitales que facilitan la creación de tableros Kanban virtuales para equipos, tanto remotos como presenciales:
- Trello: muy popular, simple y gratuito. Ideal para comenzar.
- Asana: integrado con otras funcionalidades de gestión de trabajo.
- Jira: potente, para equipos más avanzados. Integrado con el ecosistema Atlassian.
- Monday.com: incluye automatizaciones y análisis de datos.
- MeisterTask: visual y colaborativo. Basado en lista de tareas pendientes.
- KanbanFlow: enfocado en productividad personal.
- Kanbanize: experto en análisis Lean. Métricas y reportes.
Estas herramientas incrementan la productividad al permitirle al equipo gestionar el tablero Kanban de forma remota y automatizada desde cualquier lugar.
Consejos para implementar Kanban en tu equipo
Al implementar Kanban en tu contexto, ten en cuenta estos consejos:
- Explica los conceptos y beneficios de Kanban para obtener respaldo.
- Comienza aplicando Kanban a un proceso específico o proyecto piloto.
- Capacita al equipo en el uso correcto del tablero Kanban.
- Acuerda como equipo los detalles: definiciones de columnas, límites WIP, reglas.
- No agregues demasiadas columnas o tarjetas al inicio. Comienza simple.
- Evita cambios radicales o drásticos. Evoluciona gradualmente.
- Revisa el proceso y recoge feedback de forma regular.
- Celebra pequeños éxitos y mejoras para mantener impulso.
Con paciencia y consistencia, pronto Kanban se convertirá en una forma natural de trabajar para tu equipo.
Kanban y Lean: mejora continua de procesos
Kanban está fuertemente asociado al movimiento Lean. Comparten principios como la mejora continua, enfocarse en entregar valor al cliente, e identificar y eliminar desperdicios. Algunas formas en que se complementan Kanban y Lean son: El tablero Kanban visualiza los flujos de valor y cuellos de botella. Así se identifica donde optimizar. Limitar el trabajo en progreso (WIP) minimiza desperdicio de sobreproducción y tiempo de espera. Al no sobrecargar el sistema, los items fluyen más rápido.
La optimización del lead time o tiempo de entrega aumenta velocidad de entrega al cliente. Entre menos tiempo pase un item en el sistema, antes se obtiene retroalimentación y valor. El Kaizen y las prácticas de retroalimentación impulsan la mejora continua en Kanban. Kaizen son eventos para rediseñar procesos y eliminar desperdicios. Kanban apoya estas actividades de Lean al proveer visibilidad de donde mejorar.
Usando Kanban y Lean juntos, los equipos ágiles pueden perfeccionar sus flujos de valor, entregar con mayor velocidad, eliminar desperdicios e involucrar a todos en la optimización. Integrar Kanban con marcos como Lean Management o Six Sigma potencia aún más los resultados y permite llevar la metodología más allá de la gestión de proyectos.
El futuro de Kanban: tendencias y evolución
El futuro de Kanban va de la mano con la evolución de los equipos ágiles y la gestión visual. Algunas tendencias que se esperan:
- Integración con metodologías ágiles como Scrum.
- Mejor análisis de datos e inteligencia de negocios.
- Automatización de reglas y workflows entre tableros y herramientas.
- Aplicación de principios Lean como Kaizen y reducción de desperdicios.
- Uso de Kanban fuera de tecnología y equipos de conocimiento.
- Mayor enfoque en cadencias, ritmos de trabajo y entrega de valor.
- Integración con herramientas de Productividad personal.
Kanban ha demostrado su valía y ha llegado para quedarse. Puede esperarse una adopción aún mayor en toda clase de industrias y equipos ágiles.
